La Notaría Primera del Círculo de Yopal – Casanare, se rige por todas las normas exigidas por la ley para prestar un servicio de calidad, basados en la autoevaluación, el mejoramiento continuo a través de talento humano capacitado en atender los requerimientos de todos los actos notariales, garantizando principios de celeridad, transparencia, legalidad, calidez e imparcialidad, en la aplicación de la ley para dar fe pública, acudiendo a estrategias innovadoras, el uso de tecnologías y velando por la salud y seguridad de los trabajadores y partes interesadas.
Vigilada por la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR, quien ejecuta los programas de auditorías, garantizando que todos los procesos y las actividades que la notaría debe desempeñar, se realicen de la manera correcta, basados también en la Ley.
Para prestar un servicio de calidad, la Notaría Primera del Círculo de Yopal – Casanare, realiza un riguroso análisis teniendo como punto de partida Las Instalaciones en las que está ubicada, seguido del personal capacitado en las diferentes áreas de servicio, y la infraestructura tecnológica capaz de llevar a buen término cada uno de los trámites que se realicen en el Despacho Notarial.
1.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PLANTA FÍSICA
Las Instalaciones de la Notaría Primera del Círculo de Yopal, están autorizadas por Resolución No. 2622 de marzo 14 del año 2017, proferida por la Superintendencia de Notariado y Registro, y comprenden un edificio de dos niveles, utilizados exclusivamente para el servicio notarial, el Primer Nivel se encuentra distribuido de la siguiente manera: entrando a mano derecha encontramos los primeros cinco módulos que corresponden a atención preferencial, (el cual fue elaborado teniendo en cuenta las medidas establecidas para la atención de personas en situación de discapacidad, y personas de baja estatura), declaraciones extraproceso, autenticaciones, caja, información general, a mano izquierda encontramos la sala de espera y el módulo de atención VUR, seguido a mano izquierda se encuentran los baños, uno para usuarios y otro para personas en situación de discapacidad, contiguo se encuentra la sala de lectura, área dispuesta para útiles de aseo, lavadero, jardín, y la oficina de protocolo, la cual cumple con todas las medidas de seguridad y ambientales para garantizar su conservación, girando a la derecha encontramos el área de cómputo y servidor, continuamos con el área de la cocina, y escaleras de acceso al segundo piso a mano derecha frente a los baños encontramos tres módulos que corresponden al área jurídica y archivo administrativo, jefe de personal. En el Segundo Nivel encontramos salón para matrimonio, y a mano derecha el despacho Notarial, el cual cuenta con su baño, encerrando así el total del edificio donde se evidencia se conserva su unidad locativa.
- Este local requiere rampa por no encontrarse a la altura del andén.
- La Notaria se encuentra Ubicada en la Carrera 20 No. 6 – 86 Parque Ramón Nonato Pérez.
- Las instalaciones cuentan con las señalizaciones visuales, en braille, rutas de evacuación, camilla y botiquín de primeros auxilios, amplias áreas comunes suficiente espacio para los usuarios y las diferentes áreas de servicio Notarial, posee excelente ventilación tanto natural como aire acondicionado, buena iluminación natural como artificial, las áreas son acordes con el flujo de usuarios tanto externos como internos, las instalaciones cuentan con tres baños en el primer nivel dos de ellos para los usuarios y uno con todas las adecuaciones requeridas por ley para el uso de usuarios en condición de discapacidad.
- La Notaría Primera del Círculo de Yopal, ha estructurado el SG-SST, cuyo objetivo principal es propiciar el mejoramiento continuo de la empresa, así como el control de las condiciones laborales y de los riesgos y peligros presentes en el lugar de trabajo, exigidos por la el Decreto 1072 de 2015, y Resolución 0312 del año 2019 proferidas por el Ministerio del Trabajo.
- Las Instalaciones están adecuadas para la prestación del servicio de intérprete en lengua de señas colombiana de manera virtual a través de la plataforma SERVIR, interpretación en tiempo real que presta FENASCOL en convenio con la U.C.N.C. según contrato No. PJ-004-2021 firmado entre FENASCOL y la U.C.N.C. SERVIR es el Servicio de Interpretación Virtual, pensado en facilitar la comunicación entre funcionarios de una entidad pública o privada y sus usuarios o colaboradores sordos. El Servicio de Interpretación Virtual tiene como finalidad mejorar la calidad en la prestación del servicio entre el funcionario y la persona en condición de discapacidad.
2.- PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL.
El proceso para la selección del personal capacitado por parte de la Notaría Primera del Círculo de Yopal, parte del análisis de la necesidad que exista en el momento de la prestación del servicio en un área específica, para lo cual, basándose en el manual de funciones, se realiza lo siguiente:
- Establecer contacto con la (s) persona (s) interesada (s) en el cargo.
- Entrevista.
- Pruebas.
- Preselección y/o período de prueba.
- Valoración y decisión.
- Salud ocupacional.
- Contratación e incorporación.
- Inducción.
3.- PROCESO DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE TRABAJO
Para garantizar la correcta prestación del servicio Notarial, La Notaría Primera del Círculo de Yopal, reiteradamente capacita y encomienda a todos sus empleados a seguir bajo los lineamientos exigidos en el reglamento interno de trabajo y las circulares, resoluciones, instrucciones administrativas, entre otros, con el fin de garantizar al usuario una correcta prestación del servicio, resolviendo sus dudas o inquietudes.
4.- PROCESO DE SELECCIÓN DE HERRAMIENTAS EN EL TRABAJO Para garantizar la correcta prestación del servicio Notarial, Es necesario contar con herramientas que permitan ejecutar los diferentes procesos/tramites en el Despacho Notarial, como resultado aumenta la eficiencia operativa, mejora la toma de decisiones y fortalece la seguridad de la información. Además, facilita la innovación y la escalabilidad. La Notaría Primera del Círculo de Yopal, cuenta con excelentes proveedores en materia contable, operadores biométricos, proveedor eficiente en el servicio de Internet, equipos de cómputo y de oficina óptimos, garantizando siempre el servicio continuo sin generar traumatismos y/o demoras a la hora de realizar los trámites.